Gå till innehållet
För besökare(gå till extern sida)
Sök För besökare(gå till extern sida)

Beskrivning av handlingars offentlighet

Enligt 28 § i informationshanteringslagen (906/2019) ska en informationshanteringsenhet för genomförande av handlingsoffentligheten upprätthålla en beskrivning av de informationslager och ärenderegister som den förvaltar.

Innehåll och användningsändamål

Kimitoöns kommun är en informationshanteringsenhet som avses i informationshanteringslagen. Beskrivningen av handlingars offentlighet är ett sätt att hjälpa kommuninvånare och andra aktörer att rikta in informationsbegäran rätt (lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999, 13 §).

Syftet med beskrivningen av handlingars offentlighet är att ge en allmän beskrivning av hur informationshanteringen för ärenden och tjänster i Kimitoöns kommun är uppbyggd. I samband med beskrivningen av informationsmaterial anges exempel på sökvillkor som kan användas för att söka uppgifter i informationssystem eller arkiv. Av beskrivningen av handlingars offentlighet framgår också huruvida informationsmaterialet är öppet tillgängligt via ett tekniskt gränssnitt. Med tekniskt gränssnitt avses en kommunikationsmetod för elektroniskt informationsutbyte mellan två eller flera informationssystem.

Kimitoöns kommuns ärenderegister och informationshantering

Kimitoöns kommuns ärenderegister är en helhet som innehåller metadata om ärenden som hanteras (metadata beskriver handlingars struktur, kontext och förhållande till andra handlingar samt möjliggör sökning, lokalisering och identifiering). Ärenderegistret omfattar ärenden som har anhängiggjorts, ärendenas behandlingsskeden och handlingar som hänför sig till dem. Uppgifter som hör till ärenderegistret finns i Kimitoöns kommuns ärendehanteringssystem och operativa informationssystem samt i form av pappershandlingar.

Begäran om information

Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) har var och en rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling. Som myndighetshandling betraktas dock inte

En begäran om information som gäller Kimitoöns kommuns handlingar skickas per e-post till kommunens registratur, kimitoon(at)kimitoon.fi, som vidarebefordrar den till rätt person. Beroende på dokumenttyp kan uppgifter lämnas ut antingen elektroniskt, på papper eller så kan man bekanta sig med handlingarna på plats. För pappersutskrifter kan en avgift tas ut.

Begäran om information om en offentlig handling

En begäran om information ska göras så exakt som möjligt för att göra det lättare att hitta dokumentet. Till exempel lönar det sig att ange datum eller rubrik för en handling, om man känner till dem. Om en begäran om information gäller en offentlig handling behöver begäran inte motiveras och den som begär information behöver inte berätta vad uppgifterna används till. Begäran formuleras fritt och sänds skriftligen till exempel per e-post.

Begäran om information om en sekretessbelagd handling

En sekretessbelagd handling kan lämnas ut endast under vissa förutsättningar. Den som begär att få ta del av en sekretessbelagd handling ska meddela för vilket ändamål uppgifterna ska användas och kunna styrka sin identitet. Kommunen kan även begära andra tilläggsuppgifter av den som begär en handling, om de behövs för att kunna utreda förutsättningarna för utlämnande av uppgifter. En begäran om information om en sekretessbelagd handling görs skriftligen på en blankett för begäran om information som ska undertecknats egenhändigt av den som begär uppgifter. Blanketter fås hos kommunens registratur på adressen kimitoon(at)kimitoon.fi.

Tidsfrister för utlämnande av information

Information om en offentlig handling ska lämnas ut så snabbt som möjligt, senast inom två veckor från det att begäran har lämnats in. Handläggningstiden för en begäran som kräver särskilda åtgärder eller en arbetsmängd som är större än normalt är en månad från det att begäran har lämnats in. Också behandlingstiden för utlämnande av sekretessbelagda handlingar är högst en månad.

Kimitoöns kommuns informationslager

Med informationslager avses en uppsättning informationsmaterial som används för en myndighets uppgifter eller övriga verksamhet. Med informationsmaterial avses en datauppsättning som består av handlingar och annan motsvarande information och har samband med en viss myndighetsuppgift eller myndighetstjänst. Kimitoöns kommuns informationslager består av fysiska informationslager, dvs. arkiv, och logiska informationslager, dvs. register.

Fysiska informationslager (arkiv)

Med begreppet arkiv avses ett utrymme eller ett system där grupper av handlingar och material förvaras och administreras. Kimitoöns kommuns arkiv består av ett slutarkiv som innehåller handlingar som ska förvaras länge eller varaktigt samt av närarkiv för de olika sektorerna. I slutarkivet förvaras också handlingar från de tre tidigare kommunerna Dragsfjärd, Kimito och Västanfjärd.

Logiska informationslager (register)

Med register avses en samling av personuppgifter som är tillgänglig enligt särskilda kriterier. Samlingen kan vara centraliserad, decentraliserad eller uppdelad på grundval av funktionella eller geografiska förhållanden. I praktiken kan registret alltså bestå av en eller flera informationskällor som finns på olika platser.

Begreppet logiskt register innebär att personuppgifter som samlats in för samma ändamål hör till samma personregister. Ett register kan ha flera olika sätt för upprätthållande eller system samt innehålla manuella dokument som alla hänför sig till samma ändamål för behandling av uppgifter. Med registrerad avses en fysisk person vars uppgifter behandlas i registret. Beroende på register är det t.ex. en kund såsom en kommuninvånare eller till exempel en anställd eller samarbetspartner hos en organisation.

Sektorvis beskrivning av informationslager

Kimitoöns kommun administrerar sammanlagt cirka 30 personregister, av vilka de viktigaste beskrivs sektorvis nedan. I beskrivningarna ingår också ett sammandrag av syftet med registren och av de informationssystem som används för administreringen av registren. 

Förvaltning och ekonomi

Kommunens förvaltning har hand om uppgifter som hänför sig till dokumenthantering inom de olika sektorerna samt till styrning och stödtjänster (bl.a. IT-tjänster, personalförvaltning och ekonomiförvaltning).

Till de viktigaste handlingar som förvaltning och ekonomi producerar hör bl.a.

Förvaltning och ekonomi använder bl.a. följande informationssystem:

Exempel på sökvillkor i datasystem är namn, personbeteckning, diarienummer och ärendenummer.

Öppen tillgång till informationsmaterial via ett tekniskt gränssnitt är bl.a.:

Syftet med de register som används inom förvaltning och ekonomi är bland annat registrering av handlingar, administrering av anställnings- och tjänsteförhållanden samt skötsel av kommunens ekonomi.

Förvaltning och ekonomi använder bland annat följande register:

Uppgifterna kompletteras.

Kontaktuppgifter